Dématérialiser les courriers, c’est possible !

Dématérialiser les courriers, c’est possible !

Attention : Nouveau produit pour répondre à une demande croissante ! 

La gestion électronique des courriers : un enjeu majeur pour les collectivités

La société CIRIL est fortement impliquée dans les projets de dématérialisation des collectivités. La mairie de Viroflay (mairie cliente Ciril depuis plus de vingt ans) fut la première collectivité de France à avoir adopté la dématérialisation des flux comptables et ce, depuis juillet 2007, ce qui a valu à la société Ciril d’être un véritable précurseur dans le domaine de la dématérialisation. Depuis, de nombreuses collectivités clientes Ciril ont suivi cet exemple.

Ciril propose une gamme complète de solutions pour répondre aux attentes des ses clients et prospects en matière de gestion électronique de documents (GED) pour gérer, ranger, classer les documents. Dans ce contexte Ciril propose son progiciel Civil Net Courrier, coédité avec la société DIGITECH, spécialiste du secteur .

Civil Net Courrier est une solution full web qui gère l’ensemble du cycle de vie du courrier de son arrivée dans la collectivité à la réponse qui lui est donnée.

Plusieurs types de documents sont gérés par Civil Net Courrier : lettres, notes internes, notes téléphoniques, fax, courriels ou des documents plus structurés (bons de livraison, formulaires d’autorisation, …).

Dématérialiser les courriers, c’est possible !

Civil Net Courrier assure la gestion, le classement, le stockage des documents dans la GED Dossier et la recherche des courriers entrants et sortants :

Avec :

  • Indexation par l’autorité désignée (accueil, service courrier, …)
  • Envoi pour traitement à un service gestionnaire ou nominativement
  • Mise en copie pour information multiple
  • Génération de la réponse à partir d’un modèle paramétrable avec fusion de champs, dans le respect de la charte graphique de la collectivité
  • Soumission de la réponse à un ou plusieurs utilisateurs viseurs

Toutes les informations collectées au cours du cycle de vie du courrier (commentaires, visas, brouillons, réponses) constituent le dossier. Une recherche sur le courrier donne accès à tous les éléments du dossier.

Tous les formats actuels : bureautiques, multimédia (image et vidéo), peuvent servir de support à la création d’une fiche courrier. Une visionneuse intégrée permet une lecture de la plupart des formats standards de directement au sein de l’application, sans nécessité de disposer d’un quelconque programme sur le poste utilisateur. Un courrier est accessible en permanence dans la bannette correspondant à son statut – à enregistrer, à valider, etc.- Ce statut est visible dans les tableaux de synthèse. A tout moment, l’utilisateur sait, s’il en a le droit, où se trouve le courrier. Tous les acteurs concernés par un courrier sont informés de ses changements de statut par des notifications transmises par courriel.

La page d’indexation, accessible en création manuelle ou après numérisation par le personnel autorisé, permet la qualification du courrier en vue de son traitement. La saisie des données est guidée par des tables paramétrables adaptables au fonctionnement de la collectivité et par une saisie intuitive. Lorsque le document entrant a été numérisé avec le logiciel de reconnaissance de caractères (OCR), l’utilisateur peut effectuer des glisser/déplacer du texte de l’image vers les champs de la fiche d’enregistrement. Cette numérisation avec reconnaissance de caractères permet également aux utilisateurs de pouvoir retrouver des documents à partir de la teneur de son contenu