Le 01 janvier 2016, la Haute-Normandie et la Basse-Normandie ont fusionné en une région unique de 4400 agents permanents, la Normandie. La nouvelle région ainsi créée a fait le choix d’une solution de gestion des ressources humaines globale, commune et complète (paie, carrières, absences-maladies, frais de missions et formations).
La nouvelle région a ainsi cherché un prestataire capable de répondre à ces critères et de gérer efficacement un volume de 5200 paies.
Avant la fusion, par exemple, le temps de clôture de la paie en Haute-Normandie était 15 fois plus élevé que celui réalisé en Basse-Normandie, région qui bénéficiait déjà du logiciel CIVIL Net RH.
La performance et la gestion complète des ressources humaines proposées par Ciril avec CIVIL Net RH ont naturellement convaincu la Normandie d’étendre l’utilisation du progiciel Civil à la totalité de sa nouvelle région. Ce projet a débuté en mars 2016.
Jamais les administrations ne se sont réorganisées aussi rapidement et profondément qu'aujourd'hui. Ciril GROUP, artisan des mutualisations, connait particulièrement bien les enjeux liés à ces mutations, et notamment :
– le caractère nouveau de ces projets, qui rend l’élaboration des cahiers des charges complexe pour les collectivités. Le service public français vit actuellement une restructuration inédite. Bien que ces restructurations visent à améliorer le potentiel de fonctionnement des services territoriaux, les administrations doivent d’abord s’appuyer sur des prestataires capables de les conseiller et les accompagner dans leurs démarches de modernisation. L’offre bien dimensionnée, combinée à l’accompagnement attentif et la forte implication des techniciens-formateurs de Ciril, ont permis de réajuster régulièrement le cahier des charges pour l’adapter aux besoins de la région Normandie.
– l’exigence de simplicité d’administration des ressources humaines, sans remise en cause des spécificités des anciennes entités. Afin de gérer l’ensemble des aspects de la gestion des ressources humaines de la Région Normandie, Ciril a créé une base unique en reprenant l’historique de chaque agent, tant sur les carrières que sur les formations, tout en spécifiant l’entité d’origine de chacun d’entre eux. Les équipes de Ciril ont également créé de nombreuses règles spécifiques de calcul pour intégrer l’ensemble des dispositifs devant être maintenus avant l’harmonisation définitive.
– la nécessaire réflexion sur la réorganisation des services, pour permettre un démarrage projet avec un organigramme cohérent. L’équipe projet de la région s’est largement impliquée dans le projet. Le chef de projet du Conseil régional avait finalisé le démarrage du projet CIVIL de la Basse-Normandie deux ans plus tôt ; il avait donc une connaissance précise des procédures et besoins de Ciril en termes de fichiers nécessaires au démarrage du projet. Ainsi, le chef de projet de la Région Normandie avait su anticiper la préparation du nouvel organigramme, pièce centrale de la mise en place de CIVIL Net RH.
Le lissage de la charge du travail sur plusieurs mois, la réactivité des équipes de Ciril en lien avec celle des équipes de la nouvelle région Normandie pourtant en période de réorganisation interne et la performance du logiciel CIVIL Net RH ont permis de générer en toute fluidité et efficience les premières 5 200 paies simultanées en janvier 2017.
