La mairie de Sens (25 000 habitants) est la première ville du Département de l’Yonne à utiliser Comedec, le dispositif dématérialisé de délivrance de données d’état civil.
Mme Christelle Packo, responsable du service Etat Civil, composé de 12 agents, livre son retour d’expérience sur son utilisation de Comedec depuis CityWeb, la solution pour la gestion de l’état civil éditée par Digitech, partenaire de Ciril GROUP.
En quoi consiste la loi Justice 21ème siècle ?
La loi Justice 21ème siècle du 18 novembre 2016 stipule, entre autres, que les communes accueillant, ou ayant accueilli, une ou plusieurs maternité(s) doivent obligatoirement et exclusivement utiliser Comedec d’ici novembre 2018. Comedec, ou COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil, est une plateforme d’Etat pour la dématérialisation des échanges d’informations et de documents entre collectivités et avec les notaires par le biais de l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés).
Quel a été l’élément déterminant dans le choix de votre solution de gestion compatible avec Comedec ?
Le service Etat Civil de la ville de Sens est informatisé depuis 1990. Nous avons toujours été satisfaits des solutions de gestion de l’état civil proposées par Ciril. J’ai pris connaissance en 2014 de l’obligation à venir concernant l’échange des actes d’état civil via la plateforme Comedec. Je me suis donc renseignée auprès de Ciril, qui m’a indiqué que CityWeb proposait nativement cette fonctionnalité.
De quelle manière avez-vous intégré Comedec dans votre système d’information ?
En tant que précurseurs dans cette démarche, nous nous lancions dans une expérience qui aurait pu s’avérer délicate. Mais la mise en œuvre des échanges avec Comedec depuis CityWeb s’est bien déroulée. Ciril nous a tout d’abord proposé de numériser nos actes émis entre 1910 et 1989. Nous avons ainsi enregistré électroniquement 52 000 actes, en donnant la priorité aux actes de naissances car les sollicitations les plus nombreuses concernent ce type de documents.
En parallèle, nous avons adhéré à l’ANTS, puis les équipes de Ciril GROUP ont installé CityWeb dans le service Etat Civil de la ville.
Que pouvez-vous dire sur Comedec et CityWeb après plusieurs mois d’utilisation ?
Au démarrage du projet, le service recevait à peine cinq ou six demandes par jour avec Comedec ; aujourd’hui, ce sont plus de 250 demandes qui transitent chaque mois dans notre système. La totalité des demandes notariales de notre collectivité passe désormais par la plateforme Comedec.
Nous constatons que l’accès entre CityWeb et Comedec nous permet d’accroître sensiblement l’efficacité de notre service. D’une part, nous manipulons beaucoup moins les registres ; d’autre part, les recherches sont plus simples et rapides. Nous avons significativement réduit nos coûts matériels et nos temps de traitement humain, notamment grâce la diminution du volume de courriers reçus et envoyés chaque jour.
La mise en place de la connexion entre CityWeb et la plateforme Comedec nous permet de lutter contre la fraude documentaire, de simplifier les démarches administratives des usagers et de sécuriser les échanges de données à caractère personnel lors des demandes de passeport, carte d’identité et autres documents administratifs.
Constamment en veille sur l’évolution réglementaire des métiers de ses clients, Ciril GROUP s’impose de rendre ses solutions Civil compatibles avec les dispositifs et connecteurs d’Etat pour accompagner et faciliter la transition numérique des acteurs publics : Chorus, FranceConnect, Mon Service Public, etc.
